Если работник не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала делают запись: «Не использована».
Журнал учета выданных доверенностей хранят в архиве организации 5 лет.
Вот образец журнала:
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
| N |Дата выдачи| Срок | Должность и | Наименование | N и дата | Расписка | Отметки о |
|дове- | | действия |фамилия лица,| поставщика | наряда | лица, | выполнении |
|ренно-| |довереннос-| которому | | (счета, |получившего|поручения по |
| сти | | ти | выдана | |спецификации| доверен- | выданной |
| | | |доверенность | | и др. | ность |доверенности |
| | | | | |заменяющего | | |
| | | | | | наряд | | |
| | | | | | документа) | | |
| | | | | | или | | |
| | | | | | извещения | | |
|——————|———————————|———————————|—————————————|——————————————|————————————|———————————|—————————————|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|——————|———————————|———————————|—————————————|——————————————|————————————|———————————|—————————————|
| 1 |05.01.2002 |19.01.2002 | Кладовщик | ОАО | Счет N 217 | Антонов |Накл. N 15 от|
| | | | А.Н.Антонов |»Строй-инвест»| от | | 05.01.2002 |
| | | | | | 04.01.2002 | | |
|——————|———————————|———————————|—————————————|——————————————|————————————|———————————|—————————————|
| 2 |07.01.2002 |21.01.2002 | Экспедитор | ООО «Пассив» | Счет N 114 | Сомов |Накл. N 63 от|
| | | | А.Н.Сомов | | от | | 07.01.2002 |
| | | | | | 06.01.2002 | | |
|——————|———————————|———————————|—————————————|——————————————|————————————|———————————|—————————————|
| | | | | | | | |
См. также Распоряжение СНК СССР от 19 мая 1944 г. N 10894-Р «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей»
Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве