Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях

(утв.

Руководящий документ Р3112194-0366-03", утв. Минтрансом РФ 29.04.2003)

Утверждаю

Директор Департамента

финансов и отчетности

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

* Задайте вопрос через форму (внизу статьи), либо через онлайн-чат .

* Позвоните на горячую линию: Москва и Область - +7(499)350-80-34 Санкт-Петербург и область - +7(812)627-15-67

Е.В.ФАСТОВА

16 мая 2005 года

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

В СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

 

1. Общие положения

 

1. Настоящие Методические рекомендации по учету горюче-смазочных материалов в сельском хозяйстве (далее — Методические рекомендации) разработаны в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01), утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. N 44н, Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н, Методических рекомендаций по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности агропромышленных организаций, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 13 июня 2001 года N 654, и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 года N 26.

2. Настоящие Методические рекомендации определяют основные положения и порядок получения, хранения, выдачи, расходования и учета горюче-смазочных материалов, а также особенности их учета, приобретенных на автозаправочных станциях за наличный расчет и по талонам.

Методические рекомендации предназначены для всех сельскохозяйственных организаций независимо от форм собственности и вида деятельности, эксплуатирующих собственный или арендованный подвижной состав автомобильного транспорта, сельскохозяйственные машины и механизмы.

3. На основе настоящих Методических рекомендаций сельскохозяйственные организации могут разрабатывать внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования горюче-смазочных материалов. В указанных документах могут устанавливаться:

— специфичные формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению горюче-смазочных материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота;

— перечень должностных лиц подразделений, которым доверено приобретение, получение и отпуск горюче-смазочных материалов;

— порядок осуществления контроля за экономным и рациональным расходованием (использованием) горюче-смазочных материалов в производстве и обращении, правильным ведением учета, достоверностью отчетов об их расходовании.

3. К горюче-смазочным материалам (ГСМ) как особому виду производственных запасов относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

4. Основными задачами учета ГСМ в сельскохозяйственных организациях являются:

— своевременное и полное оприходование указанных материалов;

— формирование фактической себестоимости приобретенных ГСМ;

— правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, поступлению и отпуску ГСМ;

— разработка обоснованных учетных цен на указанные материалы, своевременное отражение отклонений плановой себестоимости от фактической (калькуляционных разниц) и их отражение в бухгалтерском учете;

— систематический контроль сохранности ГСМ по материально ответственным лицам, в местах хранения и на всех этапах их движения;

— контроль соблюдения установленных организацией норм запасов, ГСМ, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

— своевременное выявление ненужных и излишних запасов ГСМ с целью возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

— контроль использования ГСМ по целевому назначению;

— своевременное получение точной информации об остатках ГСМ в местах хранения и периодическая сверка с данными бухгалтерского учета;

— инструктаж материально ответственных лиц и других работников о порядке оформления первичных учетных документов, о правилах хранения и учета ГСМ;

— контроль за своевременным и правильным ведением складского учета ГСМ;

— проведение анализа эффективности использования ГСМ.

5. Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ГСМ:

— сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия ГСМ;

— учет количества, качества и оценка ГСМ;

— оперативность (своевременность) и достоверность учета ГСМ;

— соответствие данных складского учета данным оперативного учета движения ГСМ в подразделениях организации, данным синтетического и аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам).

6. Руководитель организации организует группу (отдел) или назначает ответственного за получение, хранение, выдачу, учет и контроль ГСМ. Должностные лица, на которых возложены указанные обязанности, являются материально ответственными лицами.

Получение, хранение и отпуск ГСМ и талонов на них производится материально ответственными лицами, с которыми должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности. При получении, хранении, выдаче ГСМ в организации необходимо организовать количественный учет этих материалов.

Формы первичных, накопительных и сводных документов, не утвержденные в установленном порядке, как унифицированные, подлежат утверждению приказом по организации в качестве приложения к ее учетной политике (приложения N N 1 — 10 к настоящим Методическим рекомендациям).

 

2. Транспортировка, приемка, хранение

горюче-смазочных материалов

 

7. Приобретение ГСМ может осуществляться тремя способами:

1) оптом для хранения в бензо- и топливохранилищах организации по безналичному расчету;

2) за наличный расчет через подотчетных лиц;

3) приобретением талонов, топливных карт для последующей покупки по ним ГСМ.

Сельскохозяйственные организации приобретают ГСМ, как правило, в соответствии с договорами (купли-продажи, поставки и т.д.). При этом может оформляться в установленные договором сроки заявка-заказ нефтесбытовой организации на завоз ГСМ по декадам и дням с указанием пунктов назначения (если используется транспорт поставщика).

8. Взаимоотношения между сельскохозяйственными организациями и нефтесбытовыми организациями по поставке ГСМ регулируются договорами о поставках (купли-продажи) с учетом особых условий поставки ГСМ сельскохозяйственным товаропроизводителям.

9. За сохранность ГСМ при доставке их до сельскохозяйственных организаций несут ответственность:

поставщики (нефтебазы и др.) — при централизованной доставке своим автотранспортом;

транспортные предприятия-перевозчики — при централизованной доставке.

10. Перевозку ГСМ автотранспортом оформляют товарно-транспортной накладной, в которой в обязательном порядке указывают наименование, плотность, температуру, общую массу. К накладной по требованию покупателя прикладывают паспорт качества (сертификат).

11. Автоцистерны и другие механизмы, используемые на доставке ГСМ, должны быть оборудованы в соответствии с Правилами перевозки опасных грузов автомобильным транспортом, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 8 августа 1995 г. N 73.

12. При поступлении в сельскохозяйственную организацию ГСМ материально ответственные лица обязаны:

проверить соответствие поступивших ГСМ по количеству, сортам и маркам, указанным в сопроводительных документах поставщика-отправителя;

обеспечить полный слив ГСМ, а по окончании слива осмотреть транспортные резервуары (цистерны) для проверки полноты слива;

своевременно оприходовать поступившие ГСМ.

13. Оприходование ГСМ производится на основании сопроводительных документов поставщиков или актов о приемке материалов (типовая междуведомственная форма N М-7).

14. Хранение ГСМ, включая отработанные, в сельскохозяйственных организациях должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах (постах) заправки транспортных средств, машин и механизмов. Для заправки топливом автомобилей, тракторов и других машин применяются топливно- и маслораздаточные колонки и автозаправщики.

Для осуществления надлежащего учета моторного топлива и других видов ГСМ места их хранения комплектуются измерительными приборами, технологическим оборудованием, инструментом, специальной оснасткой и средствами измерения (метрштоки, мерники, термодатчики, плотномеры и пр.), которые подлежат поверке один раз в год, а емкости для хранения топлива подлежат калибровке один раз в пять лет. Работы, связанные с проверкой, наладкой измерительных приборов и калибровкой топливохранилищ, проводятся специализированными организациями.

15. Объекты для хранения ГСМ по своим функциональным особенностям подразделяются на типы:

центральные нефтесклады — для приема и хранения всего ассортимента получаемых ГСМ, их выдачи в автоцистерны, тару и баки транспортных средств;

стационарные пункты заправки машин на производственных участках, отделениях, бригадах — для приема ГСМ из автоцистерн, выдачи ГСМ в баки транспортных средств, машин и механизмов, мелкую тару; в необходимых случаях может производиться отпуск ГСМ в механизированные заправочные средства;

посты заправки транспортных средств маслами и смазками на пунктах технического обслуживания или в ремонтных мастерских, производящих заправку или дозаправку агрегатов или узлов транспортных средств, машин, агрегатов при техническом обслуживании или ремонте;

одиночные резервуары (или группа резервуаров), установленные в цехах, отделениях, производственных участках, бригадах.

16. Тара из-под ГСМ (бочки, канистры, бидоны и др.) должна храниться в помещении или под навесом отдельно от этих материалов.

Все объекты хранения топлива должны иметь соответствующую техническую документацию (паспорта, градуировочные таблицы на резервуары и т.п.).

Тара многократного оборота, пригодная для налива, предприятиями может сдаваться нефтесбытовым структурам в обмен на одноименную и такого же назначения тару, в которую затарен получаемый нефтепродукт. При обмене тары, требующей ремонта, с предприятий взимается стоимость ремонта по утвержденному договором порядку.

 

3. Отпуск горюче-смазочных материалов со складов

организации и заправка автотранспортных средств,

сельскохозяйственных машин и механизмов

 

17. Отпуск ГСМ с нефтескладов предприятий в автоцистерны, заправочные агрегаты и агрегаты технического обслуживания производится через топливо- и маслораздаточные агрегаты. Стояки, топливо- и маслораздаточные агрегаты должны быть исправны и укомплектованы в соответствии с инструкцией по их эксплуатации.

18. Материально ответственные лица нефтескладов и пунктов заправки перед отпуском ГСМ в автоцистерны, топливозаправщики и механизированные заправочные агрегаты обязаны проверить отсутствие остатка ранее перевозимого продукта, исправность заземляющего устройства, наличие огнетушителя и другого пожарного инвентаря и оборудования.

Перед наливом ГСМ автоцистерны должны быть обязательно заземлены. При обнаружении в раздаточном устройстве и оборудовании дефектов и неисправностей отпуск этих материалов прекращается до полного устранения дефектов и неисправностей.

19. В баки транспортных средств, машин, механизмов, бочки и мелкую тару ГСМ отпускаются только через топливо- или маслораздаточные агрегаты при строгом соблюдении правил безопасности. Производить указанную заправку способами, при которых возможны потери ГСМ и загрязнения окружающей среды, запрещается.

Расфасованные в мелкую тару масла и смазки отпускаются по массе, указанной на трафарете, с контрольным взвешиванием.

20. Материально ответственные лица, отпускающие ГСМ через раздаточные агрегаты, обязаны следить за исправностью и нормальной их работой, требовать от водителей транспортных средств, машин и механизмов соблюдения правил заправки и пожарной безопасности, ежедневно перед началом заправки проверять правильность показаний счетчиков путем контрольного измерения отпускаемых ГСМ по образцовым мерникам. Указанные горюче-смазочные материалы из мерника сливаются в баки транспортных средств, машин и механизмов.

21. Специфика количественного учета ГСМ заключается в том, что колебания температурного режима хранения ведут к изменению их плотности, а это влечет за собой изменение объема: при снижении температуры плотность увеличивается, а объем соответственно уменьшается, при увеличении температуры происходит обратный процесс, однако в обоих случаях масса продукта остается неизменной. Так как масса продукта (килограммы) при прочих равных условиях остается величиной постоянной, ее и используют в качестве учетной единицы для целей количественного учета. Материально ответственные лица отпускают моторное топливо в бензобаки водителей в литрах и, естественно, ведут оперативный учет в единицах объема. Для целей бухгалтерского учета объемные единицы (литры) переводятся расчетным путем в единицы массы (килограммы). Такой метод учета моторного топлива получил название объемно-массовый.

При выдаче топлива на заправочном пункте заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого им топлива. Отбор проб для определения плотности нефтепродукта производится в полном соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта. Организации должны имеющиеся у них измерительные приборы предъявить для проверки местным метрологическим службам в соответствии с РД-50-190-80 "Методические указания. Государственный надзор за состоянием измерений нефтепродуктов. Организация и порядок проведения".

22. Выдача водителям ГСМ производится с измерением выданного количества топлива — в единицах объема (литрах), смазок — в единицах массы (килограммах) при предъявлении водителем путевого листа или других документов, разрешающих получение. Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью выдачи топлива и масел.

Количество выданных нефтепродуктов записывается в Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (по форме согласно приложению N 1), в которой за полученные указанные материалы расписывается водитель (тракторист-машинист и т.д.), а в Путевых листах (учетных листах тракториста-машиниста) — расписывается материально ответственное лицо, отпустившее указанные материалы. Для путевых листов применяют типовые межотраслевые формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". К ним относят: "Путевой лист легкового автомобиля" (ф. N 3), "Путевой лист специального автомобиля" (ф. N 3 — спец.), "Путевой лист грузового автомобиля" (ф. N 4-с), "Путевой лист грузового автомобиля" (ф. N 4-п), "Путевой лист автобуса" (ф. N 6) и др. Для учета работы сельскохозяйственных машин, механизмов используются отраслевые формы, утверждаемые организацией в установленном порядке в рамках их учетной политики.

23. Горюче-смазочные материалы для других производственных нужд (для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования) выдаются с нефтесклада на основании требований, по лимитно-заборным картам (типовые междуведомственные формы N М-10, М-8) или по накладным (внутрихозяйственного назначения) при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешать отпуск этих материалов. Выдача ГСМ по каким-либо другим документам (распискам, справкам, запискам и т.п.) запрещается.

24. Заправка и дозаправка трансмиссионными маслами и смазками производится при проведении технического обслуживания и ремонта, поэтому выдача трансмиссионных масел и консистентных смазок на отдельные автомобили, тракторы, сельскохозяйственные машины и механизмы, как правило, не производится. Выдача смазочных материалов для технического обслуживания и ремонта подвижного состава автотранспорта, сельскохозяйственных машин, механизмов и технологического оборудования производится со склада ГСМ на основании накладных (внутрихозяйственного назначения), требований установленной формы при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешения на отпуск этих материалов.

 

4. Учет горюче-смазочных материалов в местах хранения

и оперативный контроль за их движением

 

25. Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках учета материалов (типовая форма N М-17) или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках учета материалов, раздельно по каждому наименованию и марке этих материалов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных учетных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску ГСМ и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Для оперативного контроля за использованием выданных объемов ГСМ заведующий складом отражает их поступление в карточках (книге) учета как в литрах, так и в килограммах. Соответственно бухгалтерия ведет накопительный учет поступления ГСМ от поставщиков за месяц и с начала года в единицах объема (литрах) и единицах массы (килограммах) с учетом средневзвешенной плотности этих материалов.

Наличие ГСМ в единицах массы на конец отчетного периода определяют в бухгалтерии умножением фактического остатка в объемном выражении по данным инвентаризации на их средневзвешенную плотность за последний месяц соответствующего периода.

Поступление ГСМ в единицах массы определяют по данным указанного учета, а использование — путем умножения количества израсходованных за соответствующий период этих материалов в объемных единицах (литрах) на средневзвешенную плотность за этот же период.

Складской, а также бухгалтерский учет ГСМ в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, по которым они получены материально ответственными лицами.

Также на карточках (или в книгах) материально ответственными лицами ведется учет талонов на ГСМ в единицах измерения, указанных в талонах, как правило, в литрах.

Если в другие места хранения указанные материалы отпускаются с нефтесклада в единицах объема (в литрах), то с лицевого счета заведующего склада (кладовщика) они списываются исходя из оценки за килограмм и на лицевые счета других материально ответственных лиц, в том числе водителей, получающих ГСМ, приходуются в литрах с соответствующей оценкой их стоимости.

Данные раздаточных ведомостей, чеков, накладных, лимитно-заборных карт об отпуске ГСМ, в том числе талонами, должны отражаться в карточках учета материалов (книгах складского учета) по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения. При этом пересчет количества ГСМ, отпущенных с нефтесклада (кладовой), из объемных единиц в единицы массы производится исходя из средней плотности соответствующего вида указанных материалов за отчетный месяц по данному нефтескладу (кладовой) организации.

26. В каждой сельскохозяйственной организации должен вестись оперативный учет:

— топлива (натурой и в талонах) по организации в целом, по каждому автомобилю, трактору и т.п. и по каждому водителю;

— смазочных материалов, специальных жидкостей, фильтрующих элементов по организации в целом.

27. При сменной организации работы материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована Книга учета горюче-смазочных материалов и талонов (по форме согласно приложению N 4), которая является основным документом оперативного учета топлива и смазочных материалов.

По окончании смены остаток ГСМ инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому. Учет ведется в тех единицах, в которых производится прием и отпуск этих материалов с обязательным указанием их плотности. Плотность получаемого нефтепродукта, в том числе и в талонах, берется из товарно-транспортных накладных, выписываемых поставщиками, плотность отпускаемого продукта — в соответствии с отборами проб и определения плотности.

28. На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск ГСМ (товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количества нефтепродуктов из объемных единиц в массовые и обратно), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов (по форме согласно приложению N 5).

Отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим внутрихозяйственную службу топливно-энергетических ресурсов предприятия, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

29. После обработки путевые листы передаются в службу топливно-энергетических ресурсов или иному лицу, уполномоченному руководителем организации для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата топлива (талонов), приложенными к отчету о движении горюче-смазочных материалов.

30. На основании записей в путевом листе после сверки их с ведомостями учета выдачи или возврата топлива (талонов) заполняется Карточка учета расхода горюче-смазочных материалов автомобилей (по форме согласно приложению N 6), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм.

Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы моторного топлива и выводит результат. О всех случаях значительного перерасхода или нереальной экономии топлива информация оперативно доводится до руководителя организации (или начальника службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Карточки учета расхода топлива за текущий месяц хранятся в отдельной папке по порядку номеров транспортных средств, машин, механизмов, а по истечении месяца карточки вкладываются в папки, заводимые на каждое транспортное средство, машину, механизм, и хранятся в них. На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся Лицевые карточки водителей и других работников по форме согласно приложению N 7.

31. После обработки лицевых карточек (или машинограмм) выводятся результаты работы каждого водителя за месяц (экономия или перерасход). По итогам работы за квартал составляется ведомость для расчетов с водителями.

О допущенном перерасходе моторного топлива сверх утвержденных норм отдельными водителями транспортных средств составляется ведомость с указанием количества и стоимости перерасходованного топлива, которая представляется руководителю для принятия решения о возмещении стоимости перерасхода, допущенного по вине водителей.

На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм, подлежащего взысканию с водителей транспортных средств, относится на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и взыскивается с виновных лиц в соответствии с действующим законодательством.

32. Учет расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов производится руководителем производственного участка, отделения, бригады. На каждую марку топлива и смазочных материалов им ведется Ведомость учета расходования горюче-смазочных материалов на техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и механизмов (по форме согласно приложению N 8).

Заполненные ведомости подписываются руководителем производственного участка, отделения, бригады. После проверки ведомостей работником, ведущим учет топливно-энергетических ресурсов, они утверждаются руководителем и вместе с приложенными к ним необходимыми документами сдаются в бухгалтерию.

33. В процессе хранения возникает естественная убыль. Естественной убылью считается допустимая величина безвозвратных потерь нефтепродуктов вследствие неизбежных физических процессов: испарения, налипания и др. Для выявления и списания естественной убыли используют инвентаризацию фактических остатков ГСМ в бензо- и топливохранилищах. Списание нефтепродуктов в пределах норм естественной убыли до установления факта недостачи запрещается. Результаты инвентаризации отражаются в акте, на его основании в пределах существующей фактической убыли. При этом следует иметь в виду, что нормы естественной убыли могут применяться лишь в том случае, если они утверждены в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 ноября 2002 года N 814 "О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей", в соответствии с которым разработка и утверждение норм естественной убыли по нефтепродуктам возложены на Министерство энергетики Российской Федерации.

 

5. Особенности учета горюче-смазочных материалов,

приобретенных на автозаправочных станциях за наличный

расчет, по талонам, топливным картам

 

5.1. Приобретение и учет горюче-смазочных материалов

за наличный расчет

 

34. Горюче-смазочные материалы, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения за наличный расчет, приобретаются водителями за счет полученных под отчет наличных денежных средств (талонов, чеков, купонов и т.п.).

35. Водитель, как правило, самостоятельно определяет АЗС, на которых осуществляет приобретение топлива и смазочных материалов исходя из условий выполнения маршрутного (производственного) задания.

При необходимости водителю в составе производственного задания могут быть указаны пункты (АЗС) заправки. Это следует производить при работе на маршрутах в междугороднем, или межобластном сообщении, если с определенными АЗС имеется соглашение о заправке автомобилей организации на условиях безналичной или иной оплаты. Пункты заправки/адрес местонахождения, примерная схема проезда, режим работы, телефон и пр./сообщаются диспетчером устно или указываются в путевом листе либо на отдельном листке.

36. Сумму наличных денежных средств для приобретения моторного топлива, которая подлежит выдаче водителям под отчет, рекомендуется устанавливать равной по величине стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания (с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении и т.п.).

Стоимость средненедельного расхода топлива определяется по каждому автомобилю или по группе автомобилей одной модели, модификации), выполняющих перевозки по сходным маршрутам, исходя из:

— среднесуточного пробега подвижного состава, планового объема транспортной работы, продолжительности работы спецоборудования и других показателей производственного задания;

— утвержденных в организации линейных норм расхода топлива на пробег и транспортную работу, дополнительных норм расхода на работу спецоборудования, установленного на автомобиле (прицепе). Могут применяться также маршрутные нормы расхода топлива или укрупненные нормы расхода топлива на единицу транспортной работы (тонно-километр, поездка с грузом, доставка партии груза и пр.);

— действующих цен на топливо в данной местности или в территориях маршрута следования;

— количества рабочих дней в неделе согласно принятому в организации положении.

Приобретение водителем смазочных материалов на АЗС за наличный расчет производится по письменному разрешению должностного лица, отвечающего за эксплуатацию подвижного состава (или техническое обслуживание и ремонт). В разрешении указывается марка смазочных материалов и их количество для приобретения. Бухгалтерия организации определяет стоимость смазочных материалов и включает в платежную ведомость соответствующую сумму денежных средств для выдачи под отчет водителю.

37. Организация устанавливает график выдачи денежных средств на приобретение топлива и смазочных материалов под отчет водителям. Выдача денежных средств под отчет производится накануне каждого рейса. На каждый рабочий день недели бухгалтерией оформляется платежная ведомость на выдачу денежных средств под отчет для соответствующей группы водителей по графику. В указанную платежную ведомость вносятся также суммы под отчет водителям, убывающим в ближайшие сутки в междугородние рейсы.

Платежная ведомость подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

38. Водители при приобретении горюче-смазочных материалов на АЗС обязаны получить кассовый чек, в котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, количество отпущенного и общая стоимость. В случаях, когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить при приобретении топлива или смазочных материалов иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск указанных материалов.

39. По каждому водителю ведется учет выданных ему под отчет денежных средств. Для этого используется Карточка учета приобретения горюче-смазочных материалов водителем (по форме согласно приложению N).

В указанную карточку заносятся данные о выдаче под отчет водителю денежных средств (по видам: наличные деньги, талоны, чеки и т.п.), данные о фактическом приобретении топлива и смазочных материалов, подтвержденные документально, текущий остаток подотчетной суммы у водителя. Данные о выдаче подотчетных сумм и приобретении горюче-смазочных материалов заносятся по мере возникновения, а остатки подотчетных сумм рассчитываются еженедельно согласованно с графиком выдачи денежных средств по водителей, с тем чтобы своевременно осуществлять корректировку сумм последующих выдач под отчет денежных средств.

По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.

При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила.

Руководитель организации издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на приобретение. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой техники, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать следующие данные:

— наименование организации-продавца (АЗС);

— ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

— номер кассового аппарата;

— номер и дату выдачи чека;

— стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

— марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должно выдать товарный чек.

Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ материалов расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.

Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов (типовая форма N М-17). В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания указанных материалов, которая утверждается приказом руководителя организации в рамках ее учетной политики.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается запись:

Дебет 10-4 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "Горюче-смазочные материалы в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей") — Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

40. Оперативный учет расхода горюче-смазочных материалов осуществляется в порядке, изложенном в разделе 4 настоящих Рекомендаций, а материальное стимулирование за экономию и удержания за перерасход топлива и смазочных материалов против действующих в организации норм расхода осуществляется в соответствии с принятыми положениями по оплате труда соответствующих работников. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с порядком учета расчетов с подотчетными лицами.

 

5.2. Выдача и оперативный учет горюче-смазочных

материалов по талонам

 

41. Продажа талонов сельскохозяйственным организациям производится по их заявкам в соответствии с заключаемыми договорами с поставщиками ГСМ. Талоны могут быть в натуральных измерителях (литры) или денежных (рубли).

При приобретении бензина и других видов ГСМ по талонам сельскохозяйственная организация оплачивает их стоимость по безналичному расчету. АЗС, нефтебаза или иной поставщик ГСМ по акту приема-передачи или накладной передает организации талоны на получение указанного количества соответствующих видов, марок, сортов ГСМ или на определенную сумму. Один экземпляр накладной вручается получателю талонов.

42. Лица, получившие талоны, обязаны в тот же день сдать их вместе с накладной материально ответственному лицу, назначенному приказом руководителя организации, для оприходования и хранения.

43. Материально ответственное лицо, принявшее на хранение полученные от поставщика ГСМ талоны, по требованию (накладной), подписанному руководителем и главным бухгалтером, выдает под отчет талоны специально назначенному работнику (раздатчик) для выдачи водителям транспортных средств. Раздатчики отчитываются перед бухгалтерией организации за полученные и выданные водителям талоны по мере расходования.

Повторная выдача талонов может производиться только после сдачи полного отчета за ранее выданные талоны.

44. Раздатчик выдает талоны водителю автомобиля только по предъявлению им путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то лицом в строке "выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию с учетом остатка в баках от предыдущего дня работы.

Количество топлива, необходимое для выполнения задания, определяется исходя из линейных норм расхода автомобильного бензина, дизельного топлива и сжиженного газа на пробег и транспортную работу для автомобильного транспорта. На сложившихся маршрутах используются разрабатываемые в установленном порядке дифференцированные маршрутные нормы расхода автомобильного топлива.

Для водителей, работающих на постоянно сложившихся маршрутах, по многодневным путевым листам допускается увеличивать разовую норму выдачи талонов до 5-дневной потребности. При выдаче следует учитывать остаток талонов у водителя.

45. Раздатчик, выдающий талоны, записывает в Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов (приложение N 1) серии и номера выданных талонов, суммарное количество выданного топлива по талонам в натуральном выражении или суммарную стоимость топлива по талонам в стоимостном выражении. В путевом листе также указываются серии и номера выданных талонов. Раздатчик расписывается в путевом листе за выданные, а водитель — в раздаточной ведомости, за полученные талоны.

На каждую марку топлива и масла ведется отдельная такая ведомость.

Организации проставляют на оборотной стороне выдаваемых водителям талонов печать с указанием наименования организации, ее местонахождение.

46. Водители транспортных средств обязаны отчитаться за расход ГСМ и по окончании работы, при возвращении из длительных рейсов и командировок, при уходе в отпуск, при постановке автомобиля на техническое обслуживание или ремонт сдать неиспользованные талоны уполномоченному на то руководителем организации лицу по Ведомости возврата талонов (по форме со гласно приложению N 3).

Лицо, принимающее талоны, записывает в ведомость возврата талонов суммарное количество в литрах (или сумму в рублях для талонов в стоимостном выражении), серии и номера сданных талонов, а в путевом листе в разделе "движение горючего" в графе "сдано" — суммарное количество сданных талонов в литрах (или сумму в рублях для талонов в стоимостном выражении) и расписывается под ней; водитель расписывается в ведомости возврата талонов. Принимаются только непросроченные, неиспорченные (незагрязненные, ненадорванные) талоны. Исключение составляют случаи сдачи водителями просроченных талонов, полученных ими в последний день квартала, или водителями, вернувшимися из длительной командировки, начало которой было в предыдущем квартале. На принятые просроченные талоны составляется акт, в котором указываются причины просрочки талонов и который подписывается приемщиком и водителем. Акт утверждается руководителем организации и прикладывается к ведомости возврата талонов.

47. При возвращении с задания водитель в разделе путевого листа "движение горючего" в графе "остаток при возвращении" записывает остаток топлива в баке и через разделительную черту остаток топлива в талонах (в стоимостном или натуральном выражении). При работе на автомобиле одного водителя проставляется суммарный остаток топлива в баке и в талонах. В путевом листе должны быть также указаны серии и номера талонов, оставшихся у водителя.

Механик (заведующий гаражом) периодически выборочно проверяет правильность записей в путевых листах.

48. Диспетчерская группа обеспечивает перенос значений остатков топлива в баке автомобиля и в талонах у водителя из графы "остаток при возвращении" предыдущих путевых листов в графу "остаток при выезде" последующего путевого листа. Переносятся также записи серий и номеров талонов, оставшихся у водителя. Для обеспечения переноса остатков топлива диспетчерская группа ведет журналы движения: остатков топлива в баке по каждому автомобилю и остатков талонов по каждому водителю. При работе на автомобиле одного водителя переносится суммарный остаток топлива в баке и в талонах и ведется один журнал движения суммарных остатков топлива.

Работники бухгалтерии осуществляют выборочный контроль соответствия записей в путевом листе и соблюдения непрерывности цепочки остатков топлива в баках автомобилей и талонов у водителей.

49. При работе на одном автомобиле нескольких водителей учет расхода топлива каждым из них ведется раздельно. Допускается при взаимной договоренности водителей, надлежащим образом оформленной документами, учитывать расход топлива "на один наряд", с солидарной ответственностью водителей за расход автомобилем топлива.

При бригадном методе работы водителей, с согласия, оформленного в установленном порядке, допускается вводить солидарную ответственность за расход топлива.

50. Организация может выдавать водителям вместо наличных денег банковскую корпоративную карту или специализированную топливную карту для приобретения топлива и прочих видов ГСМ. При использовании банковских корпоративных карт следует руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемых с их использованием, утвержденным Приказом ЦБ РФ от 09.04.98 N 23-п. Топливные карты, так же как и талоны, приобретаются по договору у собственника сети АЗС.

 

6. Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов

 

51. В сельскохозяйственных организациях бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов должен обеспечить:

правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску ГСМ, топливных карт и талонов на ГСМ;

получение полных и достоверных данных о движении и остатках ГСМ на нефтескладах (кладовых) и местах заправки как в натуральном, так и в денежном выражении;

контроль за сохранностью ГСМ и талонов на ГСМ в местах хранения и на всех этапах их движения;

составление правильных и достоверных отчетов о движении и остатках ГСМ в местах хранения и заправки;

систематический контроль за использованием ГСМ и соблюдением норм их расхода;

контроль за сбором и сохранностью отработанных нефтепродуктов.

52. В целях получения достоверных данных о поступлении, расходе и остатках ГСМ руководитель организации и главный бухгалтер обязаны обеспечить надлежащий учет приобретения, приемки, хранения, выдачи и расходования всех видов указанных материалов независимо от способа расчетов с поставщиками.

53. Все ГСМ, поступившие в организацию (в т.ч. приобретенные водителями за наличный расчет), до 1-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, должны быть полностью оприходованы и отражены в бухгалтерском учете.

54. Бухгалтерский учет ГСМ в сельскохозяйственных организациях ведется на балансовом счете 10 "Материалы", субсчет 4 "Топливо". На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают наличие и движение горючего, смазочных материалов, газообразного топлива, других видов ГСМ, приобретенных или заготовленных для технологических нужд, эксплуатации сельскохозяйственных машин и транспортных средств, а также для выработки энергии либо для отопления зданий.

На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают и отработанные масла, другие нефтепродукты, слитые из двигателей, трансмиссии и других узлов тракторов, автомобилей и других машин, а также использованные в ремонтной мастерской на промывку запасных частей, узлов и агрегатов. При использовании ГСМ, полученных по талонам, учет их ведут также на субсчете 10-4.

Организация определяет самостоятельно систему аналитического учета в зависимости от конкретной производственной ситуации. Иерархию субсчета "Топливо" можно построить одним из следующих способов:

К балансовому счету 10-4 можно открывать аналитические группировки или субсчета второго уровня:

10-4-1 "ГСМ на складах" (внутри аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения);

10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" (внутри аналитический учет по видам);

10-4-5 "Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, газ по талонам" (аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения).

Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.

Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10-4 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.

ГСМ, как и другие материальные ресурсы, отражаются в учете по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость — это покупная стоимость (без учета НДС) и фактические затраты на приобретение и заготовление ГСМ.

В соответствии с ПБУ 5/01 к ним относятся:

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ГСМ;

— таможенные пошлины и иные платежи;

— невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением ГСМ;

— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены ГСМ;

— затраты по заготовке и доставке ГСМ до места их использования, в том числе:

расходы по страхованию груза при доставке ГСМ;

транспортные расходы по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором;

затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков ГСМ (коммерческий кредит) и т.п. затраты;

затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования ГСМ на складах организации;

общехозяйственные и иные аналогичные расходы, если они непосредственно связаны с приобретением ГСМ;

затраты по доведению ГСМ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включая затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных ГСМ.

Себестоимость приобретенного топлива и смазочных материалов организация может формировать в учете одним из двух способов:

1) сразу на счете 10 "Материалы";

2) по учетным ценам с применением счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Списание фактической себестоимости ГСМ на затраты, непосредственно связанные с производством продукции, производится одним из методов, отражаемых в учетной политике организации (по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО); по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)) в общеустановленном порядке по аналогии с другими материально-производственными запасами.

Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.

Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.

В документе Р3112194-0366-97 приведены базовые нормы расхода топлива для автомобильного подвижного состава, нормы расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается увеличение нормативного расхода топлива до одного процента от общего его количества, потребляемого автотранспортным цехом.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации);

2) норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

— для бензиновых и дизельных автомобилей — в литрах;

— для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, — в литрах сжиженного газа;

— для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, — в нормальных метрах кубических;

— для газодизельных автомобилей — в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Списание ГСМ на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) — Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "ГСМ в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей").

Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет и подтвержденное документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 20 "Основное производство" или счета 23, 25, 26, 29 в зависимости от назначения израсходованного топлива.

Расчеты с подотчетными лицами — водителями по суммам денежных средств (банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ, отражаются в бухгалтерском учете по общепринятому порядку.

Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 и другие по назначению.

Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.

Основанием для списания бензина, дизельного и газового топлива на затраты производства являются данные путевых (учетных) листов и других документов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Накопительные ведомости принимают после сверки записей в них с данными путевых (учетных) листов.

Учет ГСМ, предназначенных для продажи за наличный расчет гражданам, осуществляют на аналитическом счете "Нефтепродукты для продажи". Синтетический и аналитический учет реализации нефтепродуктов по видам за наличный расчет ведут отдельно от нефтепродуктов, используемых для нужд производства.

55. На субсчете второго уровня 10-4-1 "ГСМ на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных) на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.

Основанием для записей по дебету 10-4-1 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально ответственными лицами. По кредиту 10-4-1 производится списание ГСМ с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных.

При этом дебетуются:

субсчета 10-4-1 "ГСМ на складах" и 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" — на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

56. На субсчете 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" учитываются талоны и топливные карты на бензин, дизельное, газовое топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

При приобретении ГСМ по талонам, топливным картам в безналичном порядке заключается договор купли-продажи со специализированной организацией, осуществляющей продажу талонов, топливных карт на нефтепродукты. По условиям договора продавец обязуется передать в собственность покупателя нефтепродукты, а покупатель — принять и уплатить за них определенную договором сумму. Количество и цену нефтепродуктов целесообразнее устанавливать не в самом договоре, а в приложениях или дополнительных соглашениях. Это связано с частыми изменениями цен на нефтепродукты. Оплата ГСМ производится авансом по безналичному расчету, что отражается бухгалтерской записью:

Дебет 60, субсчет "Авансы выданные" — Кредит 51 "Расчетные счета".

После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не установлена. Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Аналитический учет по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется на основании книги учета талонов на горюче-смазочные материалы, ведомости выдачи талонов на горюче-смазочные материалы и путевых листов. Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо. Движение талонов материально ответственным лицом регистрируется в специальной "Книге учета движения талонов на горюче-смазочные материалы" (по форме согласно приложению N 9) в количественном выражении по маркам и купюрам.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ.

Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с приложенными к нему приходными и расходными документами. Талоны выдаются водителям по Ведомости учета выдачи талонов на горюче-смазочные материалы (приложение N 1). Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Ежемесячно организация-покупатель и организация-продавец ГСМ составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счет-фактуру с выделением НДС.

По полученному акту (отчету) бухгалтерия делает записи:

Дебет субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" — Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" — на стоимость талонов, топливных карт, полученных от АЗС и других нефтесбытовых структур и сданных на хранение материально ответственному лицу. Выданные талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет заправщикам по аналитическим счетам субсчета 10-4-2;

Дебет 19-3 — Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" — отражен НДС, предъявленный продавцом в счете-фактуре;

Дебет 68 — Кредит 19-3 — уплаченный НДС принят к налоговому вычету;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" — Кредит 60 субсчет "Авансы выданные" — зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных средств;

Дебет субсчета 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" — Кредит субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" — отражено поступление ГСМ в баки транспортных средств, и стоимость нефтепродуктов по талонам списывается с подотчета заправщиков на основании представляемых ими отчетов о движении нефтепродуктов (приложение N 5);

Кредит 006 — списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных водителями.

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет Отчет о движении талонов на горюче-смазочные материалы (по форме согласно приложению N 10) и представляет его в бухгалтерию в установленные руководством организации сроки.

57. На субсчете 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" учитывается бензин и дизельное (газовое) топливо, полученное водителями:

непосредственно с нефтесклада или пунктов заправки предприятия;

в виде талонов, топливных карт, полученных от материально ответственных лиц.

На основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов (приложение N 1), сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость бензина, газового и дизельного топлива (включая бензин, газовое и дизельное топливо по талонам, топливным картам) списывается с кредита субсчетов 10-4-1 "ГСМ на складах" и 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" в дебет субсчета 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей".

Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива рассчитывается стоимость указанных остатков топлива.

Стоимость остатков топлива в баках и талонов у водителей должна быть отнесена на уменьшение расходов основного, вспомогательного и т.п. производств, так как в дебет соответствующих счетов была записана вся стоимость топлива, приобретенного водителями и отпущенного со склада (без учета топлива, оставшегося в баках). Для этого делается запись: дебет субсчета 10-4 "Топливо" кредит счета 20 "Основное производство" и др. — на сумму стоимости остатков топлива в баках автомобилей и талонов у водителей, занятых на основном производстве. Аналогичные изменения производятся по другим счетам затрат на производство, на которые списывалось топливо.

57. Бухгалтерский учет бензина, газового и дизельного топлива на субсчете 10-4-3 ведется по организации в целом или с подразделением по отделениям, бригадам и т.д. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного (газового) топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости.

Остаток топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете 10-4-3, должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках и по талонам на топливо у водителей. Данные о наличии топлива в баках и талонах у водителей ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается с субсчета 10-4-3 в дебет счетов: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и других счетов, по принадлежности, — в зависимости от направления расходования топлива.

Основанием для списания бензина и дизельного (газового) топлива на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

58. На субсчете 10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" отражают отработанные нефтепродукты. Собранные и принятые на нефтесклад отработанные нефтепродукты приходуют с кредита счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26 и др.) по ценам возможного использования (продажи). По этим же ценам отражают и расход отработанных нефтепродуктов на внутрихозяйственные нужды.

59. Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, используемое на производственные и бытовые нужды, находящееся на складах и отдельно в местах его потребления (кроме жилых домов), а также газ по талонам учитывают на субсчете 10-4-5.

60. Вознаграждения, выплачиваемые за экономию бензина и дизельного (газового) топлива, относятся на счета по учету затрат производства: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и другие по принадлежности.

В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, для его личных нужд, списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением стоимости бензина или с прибавлением стоимости бензина к налогооблагаемому доходу водителя.

Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в организации. Исчисление сумм удержаний за перерасход или сумм премирования за экономию топлива должно производиться в соответствии с учетными данными о расходе топлива фактически и по нормам, действующим в сельскохозяйственной организации.

61. Сельскохозяйственные организации обязаны проводить инвентаризацию ГСМ (в том числе в баках транспортных средств, машин, механизмов) и талонов на ГСМ, а также текущие проверки и иные процедуры (включая сверку учетных данных, ведение учетных регистров и раскрытие учетной информации) в общеустановленном порядке, изложенном в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 г. N 26.

 

Приложение 1

 

__________________________

(наименование организации)

 

                            +—————+

                Ведомость N ¦              ¦
                            +—————+

                                                         +—————-+

Учета выдачи ______________________      Код вида выдачи ¦                ¦
             (наименование и марка                       +—————-+

                 нефтепродукта)                          +—————-+

                                         Код марки       ¦                ¦
                                                         +—————-+

 

                       за "__" ____________ 200_ г.

 

Материально ответственное лицо ____________________________________________

                                         (фамилия, имя, отчество)

 

                                                         +—————-+

                                         Табельный номер ¦                ¦
                                                         +—————-+

 

+———-+———+———+——-+———-+——-+——-+———-+

¦Автомобиль¦ Номер  ¦Фамилия,¦Табель-¦  Выдано  ¦ Серия ¦Номера ¦ Расписка ¦
+—-+——+путевого¦  имя,  ¦ный но-+—-+——+талонов¦талонов¦водителя в¦
¦мо- ¦номер¦ листа  ¦отчество¦мер во-¦циф-¦про- ¦       ¦       ¦получении ¦
¦дель¦     ¦        ¦водителя¦дителя ¦рами¦писью¦       ¦       ¦          ¦
+—-+——+———+———+——-+—-+——+——-+——-+———-+

¦ 1  ¦  2  ¦   3    ¦   4    ¦   5   ¦ 6  ¦  7  ¦   8   ¦   9   ¦    10    ¦
+—-+——+———+———+——-+—-+——+——-+——-+———-+

¦    ¦     ¦        ¦        ¦       ¦    ¦     ¦       ¦       ¦          ¦
+—-+——+———+———+——-+—-+——+——-+——-+———-+

 

На каждую марку нефтепродукта ведется отдельная ведомость.

Печатается с оборотом без титульной части; на обороте внизу перед  подписью

печатается "Всего по ведомости N ___ выдано _______________________________

___________________________________________________________________________

      (наименование нефтепродукта или талонов и количество прописью)

 

Выдачу произвел _______________                  Проверил _________________

                   (подпись)                                  (подпись)

 

Приложение 2

 

_____________________________

(наименование поставщика ГСМ)

 

                              Накладная N _____

                         на отпуск талонов на ГСМ

                          "__" __________ 200_ г.

 

Основание _________________________________________________________________

Кому _____________________________ через кого _____________________________

доверенность N ____________________________________________________________

 

+——+—————+——+————+——+——+—-+——+———+

¦Но-   ¦ Наименование ¦Ед.  ¦ Количество ¦Плот-¦Коли- ¦Цена¦Сумма¦Порядко- ¦
¦менк- ¦нефтепродуктов¦изме-+——+——+ность¦чество¦за  ¦     ¦вый номер¦
¦латур-¦              ¦рения¦подле-¦отпу-¦     ¦в лит-¦еди-¦     ¦записи по¦
¦ный   ¦              ¦     ¦жит   ¦щено ¦     ¦рах   ¦ницу¦     ¦складской¦
¦номер ¦              ¦     ¦отпус-¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦картотеке¦
¦      ¦              ¦     ¦ку    ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
+——+—————+——+——+——+——+——+—-+——+———+

¦  1   ¦      2       ¦  3  ¦  4   ¦  5  ¦  6  ¦  7   ¦ 8  ¦  9  ¦   10    ¦
+——+—————+——+——+——+——+——+—-+——+———+

¦      ¦Бензин А-72…¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Бензин А-76…¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Бензин АИ-    ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦93…         ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Бензин "Экст- ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦ра" и А-98… ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Топливная     ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦смесь         ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Дизтопливо….¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Масло авто    ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦тракторное… ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Масло автомо- ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦бильное…    ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Дизмасло…   ¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
¦      ¦Моторное масло¦     ¦      ¦     ¦     ¦      ¦    ¦     ¦         ¦
+——+—————+——+——+——+——+——+—-+——+———+

 

Всего отпущено ____________________________________________________ талонов

                                    (прописью)

на сумму _________________________________________________ руб. ______ коп.

 

    Отпуск разрешил __________________           Главный бухгалтер ________

    Отпустил _________________________           Получил __________________

 

Оборотная сторона накладной

 

Расшифровка отпущенных талонов

на нефтепродукты по купюрам, сериям и номерам

 

+—————+———-+———+——————-+—————-+

¦ Наименование  ¦  Купюры  ¦ Серия  ¦    N N талонов    ¦   Количество   ¦
¦нефтепродуктов ¦          ¦        +———+———-+    талонов     ¦
¦               ¦          ¦        ¦с номера¦ по номер ¦                ¦
+—————+———-+———+———+———-+—————-+

¦       1       ¦    2     ¦   3    ¦   4    ¦    5     ¦       6        ¦
+—————+———-+———+———+———-+—————-+

¦               ¦          ¦        ¦        ¦          ¦                ¦
+—————+———-+———+———+———-+—————-+

 

Всего: ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

    Отпустил _________________________ Получил ____________________________

 

Приложение 3

 

__________________________

(наименование организации)                      +————————-+

                                      код вида  ¦                         ¦
                                      выдачи    ¦                         ¦
                                                +————————-+

                                      код марки ¦                         ¦
                                                +————————-+

                                      табельный ¦                         ¦
                                      номер     ¦                         ¦
                                      приемщика ¦                         ¦
                                                +————————-+

 

                                       +———+

                           Ведомость N ¦         ¦
                                       +———+

         учета возврата талонов на __________________________

                                   (наименование и марка ГСМ)

 

                         за "__" _________ 200_ г.

 

Приемщик __________________________________________________________________

                              (фамилия, имя, отчество)

 

+————+———+———+———+—————-+——-+———+

¦ Автомобиль ¦ Номер  ¦Фамилия, ¦Табельный¦   Возвращено   ¦Номера ¦Расписка¦
+——+——+путевого¦  имя,   ¦  номер  ¦    (литров)    ¦талонов¦водителя¦
¦модель¦номер¦ листа  ¦отчество ¦водителя +——-+———+       ¦в сдаче ¦
¦      ¦     ¦        ¦         ¦         ¦цифрами¦прописью¦       ¦талонов ¦
+——+——+———+———+———+——-+———+——-+———+