Комментарий к Постановлению Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132  Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций

Учет торговых операций

 

Продажа товарно-материальных ценностей

 

Каждая организация при продаже товара должна составлять товарную накладную (форма N ТОРГ-12), даже если торговля не является основным видом ее деятельности. Согласно пункту 3 статьи 38 НК РФ товар — это любое имущество, реализуемое или предназначенное для реализации.

Унифицированные формы первичной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах.  Первый экземпляр остается у организации-продавца. Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя. Товарная накладная является для организации-продавца основанием для списания себестоимости проданных товаров. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для принятия к учету этих ценностей.

На товарной накладной ставится печать организации-продавца. Покупатель должен поставить свою печать в случае, если его представитель получил товар без доверенности.

Обратите внимание!

* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

* Задайте вопрос через форму (внизу статьи), либо через онлайн-чат .

* Позвоните на горячую линию: Москва и Область - +7(499)350-80-34 Санкт-Петербург и область - +7(812)627-15-67

Организация-покупатель не имеет права принимать к учету документ, не соответствующий утвержденной форме. Соответственно, она не имеет права уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на сумму стоимости товарно-материальных ценностей, указанной в такой накладной, и принимать к вычету НДС. Иначе при проведении налоговой проверки она может быть оштрафована.

Кроме товарной накладной, может применяться накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). Она составляется в случаях, когда организация продает не товары, а материальные ценности, которые учитывались как материалы. Об этой форме рассказано в разделе "Документы по учету материалов".

 

Приемка товаров

 

В торговых организациях поступившие товары принимает комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, комиссия составляет акт о приемке товаров (форма N ТОРГ-1). В противном случае составляются акт о приемке товаров (N ТОРГ-1) и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2). Если товары являются импортированными, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству по приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3).

Комиссия, принимающая товары, проверяет их качество, количество (массу) и комплектность в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Количество составляемых актов о приемке товаров и наличие прилагаемых документов (сертификаты, ветеринарные свидетельства и т.д.) зависит от ситуации. Акт составляют в одном экземпляре в день поступления товаров. Подписывают его члены комиссии, кладовщик, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.

Строки "Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", "Способ определения недостающего товара", "Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", "Заключение комиссии", "Решение руководителя" и графу "Отклонение (+, -)" заполняют, если качество или количество поступившего товара не соответствует товаросопроводительным документам.

При заполнении строки "Сертификат" обязательно указываются номер документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

По строке "Способ доставки" указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).

Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте.

На основании акта о приемке кладовщик должен сделать записи об оприходовании товаров в журнале учета товаров на складе (форма N ТОРГ-18).

Если комиссия обнаружила отклонения по количеству, качеству, массе товара, приемка должна быть приостановлена. В этом случае надо обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другой однородной продукцией и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя).

Комиссия составляет акт по форме N ТОРГ-2 в четырех экземплярах, один из них отправляют поставщику. На импортные товары составляется в пяти экземплярах акт по форме N ТОРГ-3. Правила заполнения для обеих форм одинаковы.

Если по одному транспортному документу поступили разные товары, а недостача обнаружена только по одному из видов товаров, перечислять в акте все полученное не надо. В конце акта просто делают отметку: "По остальным товарам расхождений нет".

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору) с требованием возместить убытки.

Если товары куплены у физического лица, составляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (формы N ТОРГ-4). Эта же форма заполняется, если поступают товары без сопроводительных документов. Акт подписывают члены комиссии, утверждает его руководитель организации. Акт составляется в двух экземплярах при участии материально ответственного работника. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица, принявшего товары.

Строки "По транспортным документам значится", "Масса товара станции (пристани, порта) отправления", "Масса товара станции (пристани, порта) назначения" заполняются, если есть документы, выписанные транспортной организацией. Строку "Состояние упаковки" заполняют, если при приемке товара было обнаружено, что упаковка повреждена.

 

Прочие торговые операции

 

Прочие торговые операции оформляются следующими документами (табл.4).

 

Таблица 4

 

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Название  |  В каких случаях   |Кто составляет  и  подписывает,  коли-|

|   формы   |    оформляется     |чество экземпляров, особенности запол-|

|           |                    |нения                                 |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Акт об  оп-|Для  оформления при-|Комиссия и  материально  ответственный|

|риходовании|емки и оприходования|работник.   Два   экземпляра:   первый|

|тары,    не|тары, а также упако-|передается   в   бухгалтерию,   второй|

|указанной в|вочных   материалов,|остается у материально  ответственного|

|счете  пос-|если   поставщик  не|лица.                                 |

|тавщика    |выделяет  их  в сче-|                                      |

|(ТОРГ-5)   |тах, и их  стоимость|                                      |

|           |включена  в цену то-|                                      |

|           |вара.               |                                      |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Акт о заве-|Для оформления  при-|Составляют в  одном  экземпляре  члены|

|се     тары|емки, завеса и  спи-|комиссии. Акт  передается  материально|

|(ТОРГ-6)   |сания тары.         |ответственным лицом с товарным отчетом|

|           |                    |в бухгалтерию организации.  В  случае,|

|Журнал  ре-|                    |если  масса  тары   превышает   массу,|

|гистрации  |                    |указанную в сопроводительных  докумен-|

|товарно-ма-|                    |тах  поставщика,  акт составляется   в|

|териальных |                    |двух  экземплярах.  Второй   экземпляр|

|ценностей, |                    |вместе с рекламацией направляется пос-|

|требующих  |                    |тавщику для возмещения. В журнале бух-|

|завеса тары|                    |галтер записывает данные о завесе тары|

|(ТОРГ-7)   |                    |на  основании  приемных товарных доку-|

|           |                    |ментов.                               |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Заказ-отбо-|На   оптовых   базах|Заполняет   сотрудник   оптовой   базы|

|рочный лист|(складах) для отбора|(склада) и передает для исполнения  на|

|(ТОРГ-8)   |товара, тары.       |склад.  Конструкция  формы   позволяет|

|           |                    |вести  расчеты  по  отдельным  группам|

|           |                    |товаров (например, вычислять  торговую|

|           |                    |скидку по группам товаров).           |

|           |                    |На основании  данных  этого  документа|

|           |                    |заполняется  товарно-транспортная нак-|

|           |                    |ладная.                               |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Упаковочный|При  упаковке товара|Выписывается в трех экземплярах работ-|

|ярлык      |(оптовая торговля). |ником  организации на каждое отдельное|

|(ТОРГ-9)   |                    |место (ящик, тюк и т.п.), подписывает-|

|           |                    |ся материально ответственными лицами и|

|           |                    |упаковщиком.                          |

|           |                    |Один экземпляр вкладывается  вместе  с|

|           |                    |товаром  в  ящик  (тюк).  Второй  —  с|

|           |                    |указаниями   массы    каждого    места|

|           |                    |прилагается к счету-фактуре  (если  он|

|           |                    |не подлежит  поящичной  спецификации),|

|           |                    |третий — остается на складе.          |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Специфика- |Применяется   в  том|Выписывается   в   двух    экземплярах|

|ция        |случае, когда отфак-|материально ответственным лицом склада|

|(ТОРГ-10)  |турованная    партия|(кладовой).                           |

|           |товара упаковывается|Один  экземпляр  прилагается  к счету-|

|           |в  ящики,  бочки   и|фактуре,   направляемому   покупателю,|

|           |т.п.                |второй — передается в бухгалтерию.    |

|           |                    |Упакованный  товар передается экспеди-|

|           |                    |ции,  агенту  (экспедитору,  водителю,|

|           |                    |возчику) по количеству  мест или массе|

|           |                    |брутто  под  расписку на бланке специ-|

|           |                    |фикации.                              |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Товарный   |Для  учета  товарно-|Заполняется в одном экземпляре матери-|

|ярлы       |материальных ценнос-|ально  ответственным  лицом  на каждое|

|(ТОРГ-11)  |тей в местах  хране-|наименование  с проставлением порядко-|

|           |ния товара.         |вого  номера  ярлыка.  Товарный  ярлык|

|           |                    |хранится вместе с товарно-материальны-|

|           |                    |ми ценностями по месту их нахождения. |

|           |                    |Данные  товарного  ярлыка  применяются|

|           |                    |для заполнения инвентаризационной опи-|

|           |                    |си товарно-материальных ценностей.    |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Накладная  |Дл я учета  движения|Составляется  в двух экземплярах мате-|

|на внутрен-|товарно-материальных|риально  ответственным лицом структур-|

|нее переме-|ценностей   (товара,|ного  подразделения, сдающего товарно-|

|щение,  пе-|тары) внутри органи-|материальные ценности.  Первый экземп-|

|передачу   |зации, между  струк-|ляр  служит сдающему подразделению ос-|

|товаров,   |турными  подразделе-|нованием для  списания товарно-матери-|

|тары       |ниям или материально|альных   ценностей, а второй экземпляр|

|(ТОРГ-13)  |ответственными  лица|- принимающему подразделению для опри-|

|           |ми.                 |ходования ценностей.                  |

|           |                    |Подписывают материально  ответственные|

|           |                    |лица сдатчика и получателя и  сдают  в|

|           |                    |бухгалтерию.                          |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Расходно-  |Для  оформления  от-|Выписывается   в   двух    экземплярах|

|приходная  |пуска   товаров   на|материально    ответственным    лицом,|

|накладная  |лотки,  продавцам  с|отпускающим  товар.   Один   экземпляр|

|(для мелко-|тележек, разносов  и|передается продавцу товара,  а  второй|

|розничной  |т.п., на которые  не|остается  в   организации   (магазине,|

|торговли)  |составляются  товар-|базе, складе).                        |

|(ТОРГ-14)  |товарные отчеты.    |По окончании рабочего  дня  производят|

|           |                    |запись в накладной о  сдаче  продавцом|

|           |                    |выручки за проданные  товары  в  кассу|

|           |                    |организации  и   остатка   непроданных|

|           |                    |товаров.                              |

|           |                    |В  случае,  если  продавец  не   может|

|           |                    |возвратить   непроданные   товары,   в|

|           |                    |накладной  производится  запись остат-|

|           |                    |ков.                                  |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Акт о  пор-|Для оформления  воз-|Составляется  в  трех  экземплярах   и|

|че,    бое,|никающего по тем или|подписывается   членами   комиссии   с|

|ломе    то-|иным  причинам  боя,|участием  представителя  администрации|

|варно-мате-|порчи, лома товарно-|организации, материально ответственно-|

|риальных   |материальных ценнос-|го  лица или, при необходимости, пред-|

|ценностей  |тей,      подлежащих|ставителя санитарного надзора. Утверж-|

|(ТОРГ-15)  |уценке  или   списа-|дается руководителем организации.     |

|           |нию.                |Первый   экземпляр   направляется    в|

|           |                    |бухгалтерию и является основанием  для|

|           |                    |списания  с материально ответственного|

|           |                    |(ых) лица (лиц) потерь товарно-матери-|

|           |                    |альных ценностей, второй экземпляр ос-|

|           |                    |тается  в  подразделении,  третий  — у|

|           |                    |материально  ответственного(ых)   лица|

|           |                    |(лиц).                                |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Акт о  спи-|Применяется      при|Составляется  в  трех  экземплярах   и|

|сании това-|оформлении возникаю-|подписывается  членами комиссии, упол-|

|ров        |щей по тем или  иным|номоченной  на это руководителем орга-|

|(ТОРГ-16)  |причинам порчи,  по-|низации.  В  случае  необходимости акт|

|           |тери качества  това-|составляется с участием  представителя|

|           |ров,  не  подлежащих|санитарного или иного надзора.        |

|           |дальнейшей  реализа-|Первый   экземпляр   направляется    в|

|           |ции.                |бухгалтерию,   второй    остается    в|

|           |                    |подразделении, третий — у  материально|

|           |                    |ответственного лица.                  |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Журнал уче-|Для учета движения и|Ведется материально ответственным(ыми)|

|та движения|остатков  товаров  и|лицом   (лицами)   по   наименованиям,|

|товаров  на|тары  на  складе  (в|сортам, количеству и цене.            |

|складе     |кладовой).          |Записи  в   журнал   производятся   на|

|(ТОРГ-18)  |                    |основании  приходно-расходных докумен-|

|           |                    |тов  или накопительных  ведомостей  по|

|           |                    |учету отпуска товаров и тары за день. |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Расходный  |Применяется при  от-|Составляется  в  двух экземплярах сот-|

|отвес (спе-|пуске всех видов то-|рудниками  базы (склада).  Первый  эк-|

|цификация) |варов как приложение|земпляр передается в бухгалтерию, вто-|

|(ТОРГ-19)  |к товарно-транспорт-|рой — представителюгрузополучателя.   |

|           |ной накладной.      |                                      |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Акт о  под-|Применяются в случае|Составляется   в   двух    экземплярах|

|работке,   |обнаружения  пониже-|членами комиссии на основании приказа,|

|перетарива-|ния качества и порчи|распоряжения руководителя  организации|

|нии товаров|товаров.            |о перетаривании, сортировке, подработ-|

|(ТОРГ-20)  |                    |ке, перетрафаречивании.               |

|           |                    |Первый экземпляр  вместе  с  приказом,|

|           |                    |распоряжением передается  в  бухгалте-|

|           |                    |рию, второй остается у материально от-|

|           |                    |ветственного лица.                    |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Товарный   |Применяется  для от-|Журнал ведется в  одном  экземпляре  и|

|журнал  ра-|пуска товаров в мел-|находится   на   руках   у   работника|

|ботника    |корозничную    сеть.|мелкорозничной торговли.              |

|мелкороз-  |Журнал      выдается|Отпуск  товаров  указанным  работникам|

|ничной тор-|торговой  или   иной|оформляется в каждом отдельном  случае|

|говли      |компетентной органи-|выпиской расходных  накладных.  Данные|

|(ТОРГ-23)  |зацией    работникам|об отпуске товаров и получении выручки|

|           |мелкорозничной  тор-|заносятся  в  журнал   по   совершении|

|           |говли      (киосков,|операции на основании приходно-расход-|

|           |ларьков и т.п.).    |ных документов с  определением  каждый|

|           |                    |раз нового остатка товаров.           |

|           |                    |Записи  в   журнале   производятся   и|

|           |                    |подписываются  ответственными  лицами,|

|           |                    |которые  отпускают  товары,  а   также|

|           |                    |принимают  выручку  (в  случае,   если|

|           |                    |выручка не сдается в кассу).          |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Заказ      |Для оформления  про-|Оформляется   в    двух    экземплярах|

|(ТОРГ-26)  |дажи    товаров   по|сотрудником организации  торговли  при|

|           |предварительным  за-|согласовании  с  заказчиком (покупате-|

|           |казам с доставкой по|лем).                                 |

|           |указанному    адресу|Первый экземпляр передается  отборщику|

|           |или без доставки  по|для    исполнения    заказа,    второй|

|           |адресу на конкретные|экземпляр бланка заказа с отметкой  об|

|           |дату и время.       |оплате передается покупателю.         |

|           |                    |Подписывается  лицами,  ответственными|

|           |                    |за  прием, отбор, комплектацию, испол-|

|           |                    |нение заказа.                         |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Журнал уче-|Для учета выполнения|Ведется в одном экземпляре и находится|

|та выполне-|заказов покупателей,|в столе заказов.                      |

|ния заказов|принятых к  исполне-|В  журнале   регистрируются   принятые|

|покупателей|нию.                |заказы по  номерам,  датам  и  времени|

|(ТОРГ-27)  |                    |исполнения, а также  получение  заказа|

|           |                    |отборщиком и возврата  им  исполненных|

|           |                    |заказов.                              |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Карточка   |Применяется в  орга-|Ведется  отдельно на каждое наименова-|

|количест-  |низациях    торговли|ние,  сорт  товара. При количественно-|

|венно-стои-|(на складах,  базах)|стоимостном  учете  однородные  товары|

|мостного   |для   аналитического|различного  назначения,   но   имеющие|

|учета      |учета  тех  товаров,|одинаковую розничную цену, могут  учи-|

|(ТОРГ-28)  |которые  учитываются|тываться объединенно на одной карточ- |

|           |в количественно-сто-|ке.                                   |

|           |имостном выражении. |Записи  в  карточке   производятся   в|

|           |                    |количественном и стоимостном выражении|

|           |                    |на основании  проверенных  документов,|

|           |                    |представляемых  в  бухгалтерию матери-|

|           |                    |ально ответственными лицами.          |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Товарный   |Применяются для уче-|Составляются  в двух экземплярах мате-|

|отчет      |та товарных докумен-|риально ответственным лицом.          |

|(ТОРГ-29)  |тов  в  организациях|Товарный отчет, как правило, составля-|

|           |торговли за отчетный|ется  при сальдовом методе учета това-|

|Отчет    по|период, который  ут-|ров.                                  |

|таре       |верждается руководи-|Подписывается бухгалтером и материаль-|

|(ТОРГ-30)  |телем организации.  |но ответственным лицом.               |

|           |                    |Первый экземпляр отчета с приложенными|

|           |                    |документами,  на   основании   которых|

|           |                    |составляется   отчет,   передается   в|

|           |                    |бухгалтерию, второй экземпляр остается|

|           |                    |у материально ответственного лица.    |

|———————————|————————————————————|——————————————————————————————————————|

|Сопроводи- |Применяется для  ре-|Составляется   в   двух    экземплярах|

|тельный    |гистрации  приходных|материально  ответственным  лицом   на|

|реестр сда-|и расходных докумен-|приходные  и  расходные  документы  по|

|чи докумен-|тов.                |операциям за отчетный период.         |

|тов        |                    |Первый экземпляр с приложенными к нему|

|(ТОРГ-31)  |                    |документами под расписку передается  в|

|           |                    |бухгалтерию или на обработку средства-|

|           |                    |ми вычислительной  техники. Второй эк-|

|           |                    |земпляр  остается  у  материально  от-|

|           |                    |ветственного лица.                    |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

 

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждены также некоторые формы, связанные со спецификой деятельности организации:

— приходный групповой отвес (форма N ТОРГ-17) — применяется при приемке товара плодоовощными базами, складами, холодильниками;

— акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции (форма N ТОРГ-21) — применяется на плодоовощных базах (складах) для оформления переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке;

— акт о контрольной (выборочной) проверке яиц (форма N ТОРГ-22);

— акт о перемеривании тканей (форма N ТОРГ-24) — применяется в магазинах для учета излишков (недостач) при перемеривании тканей по всем или отдельным группам в необходимых случаях до выпуска в продажу;

— акт об уценке лоскута (форма N ТОРГ-25) — применяется для оформления уценки мерного лоскута, образующегося в торговой сети при розничной продаже тканей по мере накопления лоскута.

 

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

 

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденному приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Это делается для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации.

Проводить инвентаризацию необходимо:

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации.

Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

Также в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. При проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.

Форма приказа о проведении инвентаризации утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

 

Унифицированная форма N ИНВ-22

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 18 августа 1998 г. N 88

 

                                                                 ————————

                                                                |  Код   |

                                                                |————————|

                                                   Форма по ОКУД|0317018 |

                                                                |————————|

                    ООО "Аскольд"                        по ОКПО|51206625|

————————————————————————————————————————————————————————        |————————|

                      организация                               |        |

                           ___                                   ————————

———————————————————————————————————————————————————————————————

                  структурное подразделение

 

                                        ————————————————————————————————

                                       |Номер документа|Дата составления|

                                       |———————————————|————————————————|

                                       |      456      | 22.12.2003 г.  |

                                        ————————————————————————————————

                                 Приказ

        (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации

 

     Для проведения инвентаризации       основных средств

                                  ———————————————————————————————————————

 

———————————————————————————————————————————

назначается рабочая инвентаризационная комиссия в составе:

 

Председатель комиссии  Исполнительный директор           А.М. Иванов

                       ——————————————————————————  ——————————————————————

                          должность                фамилия, имя, отчество

 

Члены комиссии: Начальник хозяйственного отдела        П.Р. Кравченко

                 ————————————————————————————————  ——————————————————————

                           должность               фамилия, имя, отчество

 

                         Бухгалтер                     О.Д. Дмитриева

                 ————————————————————————————————  ——————————————————————

                         должность                 фамилия, имя, отчество

 

                 ————————————————————————————————  ——————————————————————

                          должность                фамилия, имя, отчество

 

Инвентаризации подлежит      Основные средства находящиеся наскладе N 1

                         ————————————————————————————————————————————————

                               наименование имущества, обязательства

 

К инвентаризации приступить "23"  декабря 2003  г.

                             ——   ————————————

и окончить "24"  декабря 2003   г.

            ——   ————————————

 

     Причина инвентаризации   Обязательная инвентаризация перед

                            —————————————————————————————————————————————

                               контрольная проверка, смена материально

 

  составлением годовой бухгалтерской отчетности

—————————————————————————————————————————————————————————————————————————

                  ответственных лиц, переоценка и т.д.

 

Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию

 

не позднее "25"  декабря 2003 г.

           ———  —————————————

 

     Руководитель    Генеральный директор                 А.Г. Макаров

                    —————————————————————  ————————   ———————————————————

                           должность        подпись   расшифровка подписи

 

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом. Исправления в инвентаризационных описях должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

 

Инвентаризация обязательств

 

Сверка расчетов с покупателем

 

После окончания календарного года перед составлением годовой отчетности организации должны произвести инвентаризацию расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (в том числе с банками, с бюджетом и с обособленными подразделениями организации), чтобы подтвердить правильность сумм на счетах бухгалтерского учета. Для сверки с покупателями, поставщиками (подрядчиками) и обособленными подразделениями составляют акты сверки расчетов.

Акт составляют по каждому контрагенту (дебитору и кредитору) в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Форма акта законодательно не утверждена. Его можно составить по такому образцу:

 

Акт сверки расчетов

 

     г.Москва                                            31 Марта 2004 г.

 

ЗАО "Вереск" в лице генерального директора Иванова В.Н. и главного бухгалтера Суриной В.Л., с одной стороны, и ООО "Аскольд" в лице генерального директора Макарова А.Г. и главного бухгалтера Зиминой А.В., с другой стороны, произвели выверку взаимных расчетов и подтверждают нижеследующее.

По состоянию на 31 марта 2004 года задолженность ЗАО "Вереск" перед ООО "Аскольд" согласно договору поставки N 2 от 05.02.2004 г. на основании счета-фактуры N 78 от 10.02.2004 года составляет 295 000 руб., в том числе НДС (18%) — 45 000 руб.

 

Подписи сторон:

 

              ЗАО "Вереск"                       ООО "Аскольд"

 

   Генеральный директор  В.Н. Иванов   Генеральный директор  А.Г. Макаров

                        —————————————                       —————————————

 

   Главный бухгалтер     В.Л. Сурина   Главный бухгалтер     А.В. Зимина

                        —————————————                       —————————————

                  М.П.                                 М.П.

 

Перед проведением инвентаризации расчетов с кредиторами и дебиторами бухгалтер согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 составляет справку по форме, утвержденной этим же постановлением.

 

Утверждена

Постановлением Госкомстата России

от 18.08.98 N 88

 

  _______________________________________

           организация

  _______________________________________

      структурное подразделение

 

                                 Справка

 

         к акту N ______ от "__" ________ ____ г. инвентаризации

             расчетов с покупателями, поставщиками и прочими

                  дебиторами и кредиторами по состоянию

                        на "__" __________ ____ г.

 

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Но- |Наимнование, адрес|Числится за-|Сумма задол- |Документ,  подтверж-|

|мер |и  номер  телефона|долженность |женности,    |дающий задолженность|

|по- |дебитора, кредито-|            |руб. коп.    |————————————————————|

|по- |ра                |————————————|—————————————|Наиме- |Номер |Дата |

|ряд-|                  | за  |дата  |деби- |креди-|нование|      |     |

|ку  |                  | что |начала|торс- |торс- |       |      |     |

|    |                  |     |      |кая   |кая   |       |      |     |

|————|——————————————————|—————|——————|——————|——————|———————|——————|—————|

|  1 |        2         |  3  |  4   |  5   |  6   |   7   |  8   |  9  |

|————|——————————————————|—————|——————|——————|——————|———————|——————|—————|

|    |                  |     |      |      |      |       |      |     |

|————|——————————————————|—————|——————|——————|——————|———————|——————|—————|

|    |                  |     |      |      |      |       |      |     |

|————|——————————————————|—————|——————|——————|——————|———————|——————|—————|

|    |                  |     |      |      |      |       |      |     |

|————|——————————————————|—————|——————|——————|——————|———————|——————|—————|

|    |                  |     |и т.д.|      |      |       |      |     |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

 

 Бухгалтер __________________ _________________________________

                 подпись              расшифровка подписи

 

                    Печатать с оборотом без заголовочной части.

                                   Подпись печатать на обороте.

 

Расчеты с контрагентами

 

Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Он составляется на основании актов сверки и справки в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

В акте указывают:

— в графах 2 на обеих страницах формы — счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

— суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

— суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности (срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности).

 

Инвентаризация имущества

 

В разделе "Учет кассовых операций" приведен акт инвентаризации кассы. Краткое описание прочих документов по учету инвентаризации имущества приведено в табл.5.

 

Таблица 5

 

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

|Название формы|    Кем и когда составляется, особенности оформления    |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Составляется в  двух  экземплярах  отдельно  по  каждому|

|онная    опись|месту хранения ценностей. Один  экземпляр  передается  в|

|основных      |бухгалтерию для составления  сличительной  ведомости,  а|

|средств       |второй остается у  материально  ответственного(ых)  лица|

|(ИНВ-1)       |(лиц).                                                  |

|              |На  основные  средства,   принятые   в   аренду,   опись|

|              |составляется в  трех  экземплярах  отдельно  по  каждому|

|              |арендодателю с указанием срока  аренды.  Один  экземпляр|

|              |описи высылают в адрес арендодателя.                    |

|              |При  автоматизированной  обработке   данных   по   учету|

|              |результатов инвентаризации форма ИНВ-1 выдается комиссии|

|              |на  бумажных  или  машинных  накопителях  информации   с|

|              |заполненными графами с 1 по 9.                          |

|              |В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о|

|              |фактическом наличии объектов.  При  выявлении  объектов,|

|              |которые не  отражены  в  учете,  а  также  объектов,  по|

|              |которым   отсутствуют   данные,   характеризующие    их,|

|              |ответственные   лица   комиссии   должны   включить    в|

|              |инвентаризационную   опись   недостающие   сведения    и|

|              |технические показатели  по  этим  объектам.  По  решению|

|              |инвентаризационной  комиссии  эти  объекты  должны  быть|

|              |оприходованы. В этом случае их первоначальную  стоимость|

|              |определяют  с  учетом  рыночных  цен,  а  сумму   износа|

|              |определяют  по   техническому   состоянию   объектов   с|

|              |обязательным оформлением соответствующих актов.         |

|              |Описи составляются отдельно по группам основных  средств|

|              |(производственного  и  непроизводственного  назначения).|

|              |Графа  9  "Номер  паспорта"  заполняется   на   основные|

|              |средства, содержащие драгоценные металлы и камни.       |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Составляется  в   двух   экземплярах   и   подписывается|

|онная    опись|ответственными лицами комиссии и лицом, ответственным за|

|нематериальных|сохранность документов, удостоверяющих право организации|

|активов       |на нематериальные активы. Один  экземпляр  передается  в|

|(ИНВ-1а)      |бухгалтерию, а второй остается у  ответственного(ых)  за|

|              |сохранность документов лица (лиц).                      |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Применяется в тех случаях, когда по условиям организации|

|онный ярлык   |деятельности (производства) инвентаризационная  комиссия|

|(ИНВ-2)       |не  может  в  течение  одного  дня  произвести   подсчет|

|              |материальных    ценностей    и     записать     их     в|

|              |инвентаризационную опись.                               |

|              |Заполняется в  одном  экземпляре  ответственными  лицами|

|              |инвентаризационной  комиссии   и   хранится   вместе   с|

|              |пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту|

|              |их нахождения.                                          |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Для    отражения     данных     фактического     наличия|

|онная    опись|товарно-материальных ценностей (производственные запасы,|

|товарно-мате- |готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах|

|риальных  цен-|хранения и на всех этапах их движения в организации.    |

|ностей (ИНВ-3)|Составляется  в   двух   экземплярах.   Один   экземпляр|

|              |передается в бухгалтерию  для  составления  сличительной|

|              |ведомости, второй остается у материально  ответственного|

|              |(ых) лица (лиц). На выявленные при инвентаризации негод-|

|              |ные или испорченные  материалы и готовые изделия состав-|

|              |ляются соответствующие акты. При автоматизированной  об-|

|              |работке данных по учету результатов инвентаризации форма|

|              |ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носите-|

|              |лях информации с заполненными графами с 1 по 9.  В описи|

|              |ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о  факти-|

|              |ческом наличии товарно-материальных  ценностей  в  коли-|

|              |чественном выражении. Графа 9 "Номер паспорта"  заполня-|

|              |ется на материальные  ценности,  содержащие  драгоценные|

|              |металлы и камни. При  выявлении  материальных ценностей,|

|              |не отраженных в учете, комиссия  должна  включить  их  в|

|              |инвентаризационную опись.                               |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Акт инвентари-|Отдельные акты составляются:                            |

|зации товарно-|- на  товарно-материальные  ценности  отгруженные,  срок|

|материальных  |оплаты которых не наступил;                             |

|ценностей  от-|- на товарно-материальные ценности  отгруженные,  но  не|

|груженных     |оплаченные покупателями в срок.                         |

|(ИНВ-4)       |В графе "Примечание"  на  товарно-материальные  ценности|

|              |отгруженные, но не оплаченные в  срок  покупателями,  по|

|              |каждой  отдельной   отгрузке   приводится   наименование|

|              |покупателя.                                             |

|              |Акт  составляется  в  двух  экземплярах   ответственными|

|              |лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими, и|

|              |один  экземпляр   передается   в   бухгалтерию.   Второй|

|              |экземпляр остается у материально ответственного(ых) лица|

|              |(лиц).                                                  |

|              |В случае перехода  права  собственности  на  отгруженные|

|              |товарно-материальные  ценности  в  особом  порядке  (при|

|              |использовании балансового  счета  "товары  отгруженные")|

|              |данные  для  заполнения  графы  13   пересчитываются   в|

|              |договорные, контрактные цены.                           |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Составляется  в   двух   экземплярах.   Один   экземпляр|

|онная    опись|передается в бухгалтерию, второй остается у  материально|

|товарно-мате- |ответственного(ых) лица (лиц).                          |

|риальных  цен-|Записи в документе  производятся  ответственными  лицами|

|ностей, приня-|инвентаризационной  комиссии  на  основании  проверки  и|

|тых на ответс-|пересчета в натуре.                                     |

|твенное хране-|                                                        |

|ние (ИНВ-5)   |                                                        |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Акт инвентари-|Акт  составляется  в  двух  экземплярах   ответственными|

|зации товарно-|лицами инвентаризационной комиссии на основании докумен-|

|материальных  |тов, подтверждающих нахождение товарно-материальных цен-|

|ценностей, на-|ностей в пути, подписывается, и один экземпляр передает-|

|ходящихся    в|ся в бухгалтерию, а второй остается в комиссии.         |

|пути (ИНВ-6)  |                                                        |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Акт инвентари-|Применяются  при  инвентаризации  драгоценных  металлов,|

|зации   драго-|драгоценных камней, природных алмазов и изделий  из  них|

|оценных метал-|во   всех   местах   хранения   и   непосредственно    в|

|лов и  изделий|производстве.                                           |

|из них (ИНВ-8)|Составляются в двух  экземплярах  ответственными  лицами|

|              |инвентаризационной комиссии, подписываются ответственны-|

|              |ми лицами комиссии и материально ответственным(ыми)  ли-|

|              |цом (лицами). Один экземпляр  передается  в  бухгалтерию|

|              |для составления сличительной ведомости, а второй остает-|

|              |ся у материально(ых) ответственного(ых) лица (лиц).     |

|              |При смене материально ответственных лиц акт составляется|

|              |в трех  экземплярах  (материально  ответственному  лицу,|

|              |сдавшему  ценности,  материально  ответственному   лицу,|

|              |принявшему ценности, и бухгалтерии).                    |

|              |При инвентаризации  изделий,  состоящих  из  драгоценных|

|              |металлов  и  камней,  данные  по  драгоценным   металлам|

|              |записываются в  форму  ИНВ-8  (Инвентаризационная  опись|

|              |драгоценных металлов, содержащихся в  деталях,  полуфаб-|

|              |рикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании,  при-|

|              |борах и других изделиях"), а данные по драгоценным  кам-|

|              |ням — в  форму ИНВ-9  ("Акт  инвентаризации  драгоценных|

|              |камней, природных алмазов и изделий из них").           |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Акт инвентари-|Составляется в двух  экземплярах  ответственными  лицами|

|зации расходов|инвентаризационной комиссии на  основании  выявления  по|

|будущих перио-|документам остатков сумм, числящихся на  соответствующем|

|дов (ИНВ-11)  |счете, подписывается,  и  один  экземпляр  передается  в|

|              |бухгалтерию, второй остается в комиссии.                |

|——————————————|————————————————————————————————————————————————————————|

|Инвентаризаци-|Составляется   в   двух    экземплярах,    подписывается|

|онная    опись|ответственными  лицами  инвентаризационной  комиссии   и|

|ценных бумаг и|материально ответственным(и) лицом(ами). Один  экземпляр|

|бланков  доку-|описи  передается  в  бухгалтерию  организации,   второй|

|ментов строгой|остается у материально  ответственного(ых)  лица  (лиц),|

|отчетности    |который(е)  принимает(ют)  ценные  бумаги   или   бланки|

|(ИНВ-16)      |документов строгой отчетности на ответственное хранение.|

|              |При  наличии  бланков  документов  строгой   отчетности,|

|              |нумеруемых  одним  номером,  составляется   комплект   с|

|              |указанием количества документов в нем.                  |

|              |При   смене   материально   ответственных   лиц    опись|

|              |составляется  в   трех   экземплярах.   Один   экземпляр|

|              |передается материально ответственному  лицу,  принявшему|

|              |ценные бумаги и бланки  документов  строгой  отчетности;|

|              |второй экземпляр — лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки|

|              |документов  строгой  отчетности;  третий   экземпляр   -|

|              |бухгалтерии.                                            |

|              |На последней странице формы перед подписью  председателя|

|              |комиссии даны две свободные строки для записи  последних|

|              |номеров документов в  случае  движения  ценных  бумаг  и|

|              |бланков документов строгой отчетности во время  инвента-|

|              |ризации.                                                |

|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|

|Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений,  распоря-|

|жений) о проведении инвентаризации (ИНВ-23)                            |

|                                                                       |

|Акт о контрольной проверке правильности проведения  инвентаризации  цен|

|ностей (ИНВ-24)                                                        |

|                                                                       |

|Журнал учета контрольных проверок правильности проведения  инвентариза-|

|ций (ИНВ-25)                                                           |

|                                                                       |

|Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)       |

|                                                                       |

|- применяются для оформления проведения  инвентаризаций  и  контрольных|

|проверок правильности  проведения  инвентаризации.  Приказ о проведении|

|инвентаризации регистрируется в Журнале формы ИНВ-23. Результаты  конт-|

|рольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются ак-|

|том (форма ИНВ-24) и регистрируются в Журнале формы ИНВ-25. Данные  ре-|

|зультатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведо-|

|мости формы ИНВ-26.                                                    |

 ———————————————————————————————————————————————————————————————————————

 

Первичные документы,

форма которых законодательно не утверждена

 

Законодательно утверждены не все формы документов, описывающих хозяйственную деятельность организаций. Между тем требование Закона N 129-ФЗ и Налогового кодекса РФ о документировании всех хозяйственных операций соблюдать необходимо.